Wdrożenie automatyzacji – nawet częściowej – w zakresie wysyłek w sklepie internetowym pozwala zaoszczędzić zarówno czas i pieniądze. Jakie narzędzia warto wdrożyć i na co zwrócić uwagę? Szczególnie istotna jest precyzja i szybkość generowania etykiet przesyłkowych.
Automatyzacja wysyłek kurierskich w sklepie internetowym to jeden ze sposobów na to, by obsługa logistyczna e-sklepu była bardziej efektywna przy równoczesnym utrzymaniu wysokiego standardu działań. Sam proces – szczególnie wśród osób nie mających szerszego kontaktu ze środowiskiem cyfrowym – budzi często niemało obaw. Niepotrzebnie; wdrożenie automatyzacji – czy nawet mechanizmów po prostu przyspieszających obsługę logistyczną – okazuje się z czasem zaskakująco intuicyjne i wręcz bezobsługowe.
Na jakich płaszczyznach można wdrożyć automatyzację logistyki w e-sklepie?
Podstawowym i najczęściej spotykanym obszarem, na którym sklepy internetowe wdrażają automatyzację jest wykorzystywanie systemu etykietowania przesyłek – umożliwia on drukowanie etykiet adresowych na podstawie informacji ze sklepu internetowego, co eliminuje konieczność ręcznego pisania etykiet. Oczywiście nie trzeba do tego zaawansowanych rozwiązań. Takie same możliwości zapewnia np. platforma KurJerzy.pl – zlecając wysyłki przez nią, nadawca ma nie tylko dostęp do pełnej listy swoich przesyłek, ale też narzędzi do tworzenia etykiet pod kątem natychmiastowego wydruku.
W niektórych przypadkach warto iść jeszcze dalej – np. dokonać integracji sklepu internetowego z systemem obsługi kurierskiej. Umożliwia to bezpośrednie przesyłanie informacji o zamówieniach i przesyłkach do kuriera, bez potrzeby ich przepisywania.
W większości platform handlowych nie ma takiej potrzeby, ale e-sklepy bardziej specjalistyczne bywają zainteresowane zaawansowanymi systemami do pomiarów wagi i wymiarów. Na tej podstawie automat może wskazać najkorzystniejszą z usług kurierskich w kontekście gabarytów. Warto zauważyć, że i w tym przypadku system KurJerzy.pl działa tak, że po wpisaniu danych – miejsca odbioru i dostawy paczki oraz wagi i wymiarów – oblicza koszty transportu i daje możliwość wyboru najkorzystniejszej opcji.
Automatyzacja logistyki w sklepie coraz częściej obejmuje samoczynne generowanie faktur VAT – ich eksport w postaci plików przeznaczonych do wydruku lub zapisie jako PDF. To duże ułatwienie w kontekście nie tylko dostaw, ale również procesów księgowych i administracyjnych.
Standardem jest już w zakresie automatyzacji śledzenie przesyłek w czasie rzeczywistym. Dodatkowo – za pośrednictwem internetu – można generować informacje e-mail o aktualnym statusie przesyłki.
Nie tylko logistyka – automatyzacja wysyłki w innych obszarach e-commerce
Na zewnętrzną obsługę poszczególnych zleceń można spojrzeć szerzej. Automatyzacja może bowiem również obejmować nie tylko proces wysyłki, ale także:
- Płatności – np. pobieranie danych na podstawie wcześniejszych transakcji
- Działanie magazynu – synchronizację stanów czy integracje z podmiotami zewnętrznymi
- Księgowość – fakturowanie na podstawie kredytów kupieckich itp.
Działanie automatyzacji w e-sklepie w praktyce
Spójrzmy, jak może wyglądać proces realizacji zamówień w sklepie internetowym – o ile ten ma uruchomione schematy działania reguł automatycznych.
W momencie, gdy klient dokonuje zamówienia w sklepie, automat sprawdza status – czy doszło do opłacenia poprzez płatności elektroniczne. Jeśli tak, w systemie może nadać status informujący o podjęciu realizacji zamówienia. Taka informacja trafia na skrzynkę e-mail klienta.
Tu warto rozważyć wykorzystanie platformy KurJerzy. Posiadając dane klienta można wygenerować list przewozowy i automatycznie – również przez serwis – zamówić kuriera po odbiór paczki. Każda zmiana statusu przesyłki w kontekście wysyłki jest monitorowana i kończy się wygenerowaniem informacji do odbiorcy.
Gdy z systemu KurJerzy.pl sklep internetowy otrzymuje wiadomość o wysłaniu paczki, warto – wykorzystując już własny system – utworzyć automatyczną regułę, wg której do klienta wysyłane jest podziękowanie za transakcję.
Czy automatyzacja wysyłki w sklepie internetowym ma sens?
Proces automatyzacji działań – nie tylko logistycznych, ale innych, np. w zakresie marketingu e-sklepu – budzi nieraz obawy ze strony właścicieli platformy. To często efekt niechęci do oddania kontroli nad danym obszarem. Pokutuje bowiem – co widoczne w starszych platformach – przekonanie, że np. pobieranie danych firmy na podstawie NIP może być obarczone błędem.
Niewątpliwie pełne wdrożenie automatyzacji w procesie wysyłki kurierskiej wymaga zintegrowania różnych systemów. To wspomniane wcześniej dane ze sklepu internetowego, systemu etykietowania przesyłek, parametry dotyczące gabarytów i inne pakiety informacji. Jednolity system łączący wszystkie te kwestie np. z własnymi systemem księgowym może być zaskakująco kosztowny – w tym kontekście bardzo dobrym rozwiązaniem jest wykorzystywanie mechanizmów proponowanych przez brokera kurierskiego.
