System, w którym klient robi przedpłatę za wysyłkę kurierską budzi niemało wątpliwości od strony prawno-podatkowej. Jak bowiem podejść do sytuacji, w której np. cena przesyłki okazuje się niższa niż ta, za którą zapłacił klient?
Oczywiście z punktu widzenia sklepu internetowego taka sytuacja może się bez problemu zdarzyć niezależnie od branży. Wystarczy bowiem, że e-sklep ma w systemie płatności ustawione nieprawidłowe ceny przesyłek kurierskich.
Spójrzmy na przykład: sklep internetowy sprzedaje towar informując o cenie przesyłki na poziomie 20 zł. Realna, ustalona np. z brokerem kurierskim cena usługi jest inna – np. 15 zł. Jak od strony podatkowej podejść więc do nadwyżki 5 zł? Czy będzie to przychód e-sklepu? Choć problem na pozór wydaje się być błahy – nic bardziej mylnego. Wystarczy bowiem, by sklep realizował np. 900 wysyłek w miesiącu – a więc ok. 30 dziennie. W takiej sytuacji pięciozłotowe nadwyżki przekładają się na 4,5 tys. przychodu.
System ten jest w pełni zrozumiały. Podmioty prowadzące sprzedaż wysyłkową za pośrednictwem Internetu korzystają z usług firm przewozowych lub kurierskich do dostarczenia towarów do klienta. Klienci, po dokonaniu zakupu, wpłacają na rachunek bankowy przedsiębiorcy kwotę obejmującą cenę towaru oraz dodatkowo koszty przesyłki, które należą się dostawcy.
Prawo a przychód z przesyłek kurierskich
Teoretycznie prawo reguluje tę kwestię precyzyjnie: środki pieniężne wpłacane przez klientów na rachunek bankowy sprzedawcy internetowego w celu pokrycia kosztów przesyłki zakupionych towarów nie stanowią dla sprzedawcy przychodu opodatkowanego ryczałtem ewidencjonowanym. Ewentualna nadwyżka środków, która pozostaje po uregulowaniu kosztów przesyłki, może być uznana za przychód sprzedawcy.
Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) oraz ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT), przychodem z działalności gospodarczej są wszelkie otrzymane lub należne kwoty, w tym m.in. dotacje, subwencje, dopłaty oraz inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów, chyba że przepisy przewidują inaczej. W kontekście usług dodatkowych świadczonych przez sklepy internetowe, takich jak organizacja przesyłek kurierskich, kluczowe jest ustalenie, czy nadwyżka, która pozostaje po opłaceniu rzeczywistych kosztów przesyłki, stanowi przychód podlegający opodatkowaniu.
Zapewniasz wysyłkę? Jesteś pełnomocnikiem klienta
W praktyce handlu elektronicznego często stosuje się model, w którym sprzedawca działa jako pełnomocnik klienta w zakresie organizacji przesyłki. W takim przypadku kupujący udziela sprzedawcy pełnomocnictwa do zawarcia umowy z firmą kurierską w swoim imieniu. Środki pieniężne, które klient przekazuje na pokrycie kosztów przesyłki, stanowią jedynie zwrot kosztów poniesionych przez sprzedawcę, a nie jego przychód. Aby jednak uznać takie środki za neutralne podatkowo, w regulaminie sklepu internetowego musi znaleźć się odpowiedni zapis wyraźnie precyzujący, że sprzedawca działa jako pełnomocnik klienta.
Nadwyżka za usługę kurierską – jak ją rozliczyć?
Wróćmy do wspomnianego przykładu. W sytuacji, gdy klient płaci za przesyłkę kwotę 20 zł, a rzeczywiste koszty tej przesyłki wynoszą jedynie 15 zł, różnica w wysokości 5 zł może być uznana za przychód z działalności gospodarczej. Oznacza to, że jeżeli sprzedawca nie działa w pełni jako pełnomocnik, a jedynie pobiera od klienta opłatę za organizację przesyłki i uzyskuje z tego tytułu nadwyżkę, to ta nadwyżka stanowi przychód podlegający opodatkowaniu. Zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy o PIT oraz art. 12 ust. 1 ustawy o CIT, wszelkie przychody uzyskane z działalności gospodarczej, w tym również nadwyżki z usług dodatkowych, powinny być odpowiednio udokumentowane i opodatkowane.
Uwaga na właściwe udokumentowanie przychodu
W przypadku uzyskania nadwyżki z tytułu opłaty za przesyłkę, przedsiębiorca prowadzący sklep internetowy jest zobowiązany do właściwego jej udokumentowania. Nadwyżka powinna być wykazana w księgach rachunkowych jako przychód ze sprzedaży usług. W przypadku rozliczania się na zasadach ogólnych, przedsiębiorca musi wystawić odpowiedni dokument księgowy (np. fakturę) uwzględniający pełną wartość przychodu, jaką otrzymał od klienta, oraz odprowadzić podatek dochodowy od tej kwoty.
Aby uniknąć problemów podatkowych, sprzedawcy internetowi powinni jasno określić w regulaminie sklepu zasady naliczania opłat za przesyłkę oraz sposób rozliczania nadwyżek. Zaleca się prowadzenie szczegółowej dokumentacji księgowej, która umożliwi dokładne rozliczenie przychodów z usług dodatkowych. Przedsiębiorcy powinni również rozważyć konsultację z doradcą podatkowym, aby upewnić się, że stosowane przez nich praktyki są zgodne z obowiązującymi przepisami.
Kluczowa jest jasna definicja przesyłki
Podsumowując, nadwyżka uzyskana z tytułu opłat za przesyłki kurierskie w sklepie internetowym powinna być traktowana jako przychód podlegający opodatkowaniu, o ile sprzedawca nie działa jako pełnomocnik klienta w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego. Ważne jest, aby przedsiębiorcy jasno definiowali swoje role i obowiązki w regulaminach sklepu oraz odpowiednio dokumentowali wszystkie transakcje związane z dodatkowymi usługami. Prawidłowe rozliczenie nadwyżki przyczyni się do uniknięcia potencjalnych sporów z organami podatkowymi oraz zapewni zgodność z obowiązującymi regulacjami prawnymi.
