Niezależnie, czy startujesz, czy jesteś już od jakiegoś czasu na rynku, czy masz stałe produkty w sprzedaży, czy chcesz wprowadzić coś nowego – outsourcing to wspaniała alternatywna dla firm na każdym etapie działalności. Dlaczego? Pozwala optymalizować koszty, pozbyć się uciążliwych, trudnych, zbyt drogich rozwiązań, które wymagają np. sporych inwestycji czy zasobów. I tak – jak wszystko: sposób ten ma swoje wady i zalety, dlatego warto się mu przyjrzeć, zanim podejmiesz decyzję. Dlaczego warto postawić na outsourcing?
Czym jest outsourcing?
Skracając na maksa założenie tego sposobu: to korzystanie z zewnętrznych zasobów. Jednak pod tym pojęciem kryje się wiele. To zlecanie wykonywania części zadań zewnętrznym firmom, które specjalizują się w jakimś zagadnieniu. Większość z przedsiębiorców, czy im się to podoba, czy nie, czy są tego świadomi, czy nie – działa w ten sposób.
źródło obrazu: freepik.com
Outsource’ować możemy usługi księgowe, dotyczące delegowania zadań, pozyskiwania klientów, zatrudniania ludzi, działania związane z logistyką, administracją, systemami, obiegiem dokumentów, hostingu czy marketingu. Zatrudniając np. księgową z zewnętrznej firmy – robisz outsourcing. Prosząc firmę HRową o pomoc w wyborze pracownika – tak samo. Kupując usługę wynajmu serwera – także. Wniosek? Większość z nas jest outsourcingowana i outsourcinguje.
Rynek delegowania usług rośnie
W 2018 roku rynek tego typu „przekazywanych” usług wyceniany był na prawie 86 miliardów dolarów. 65 proc. firm, które w 2017 roku wprowadziło rozwiązanie u siebie, kontynuowały je w 2018 roku. W globalnym IT aż 31 proc. rozwiązań było delegowanych do zewnętrznych firm. Ale nie każde przekazanie zlecenia na zewnątrz, to już outsourcing. Główny warunek to ciągłość, długoterminowa współpraca (ale niekoniecznie z jedną firmą). I jeszcze jedno. Może brzmi to abstrakcyjnie, ale… nie przekazujmy do outsourcingu zadań, które są rdzeniem naszej działalności. To podawanie na tacy konkurencji swoich klientów. Jedynym wyjątkiem od tej zasady jest brak mocy przerobowych przy dużych projektach.
Dlaczego korzystamy z tego rozwiązania?
Outsourcing to wygoda. To zrzucenie ze swoich barków problemów. To także bezpieczeństwo. Jako przedsiębiorcy nie musimy znać się na wszystkim. Ja po kilku latach prowadzenia działalności nadal muszę się dwa razy zastanowić, co to netto, a co brutto. Ale od tego mam księgową, z którą współpracuję od początku. To nie jest moja specjalizacja. To jest jej specjalizacja: jej wiedza, doświadczenie. Ja płacę, ona zarabia. Ja mam problem z głowy, a ona ma lojalnego klienta.
Dlaczego warto postawić na outsourcing?
Delegowanie zadań do zewnętrznych firm to:
- redukcja kosztów: nie potrzebujemy nowego pracownika, stanowiska pracy, technologii, sprzętu, oprogramowania. Przekazanie zadania to owszem – nasz koszt, ale możemy go rozliczyć podatkowo;
- oszczędność czasu: skupiamy się na swoim, nie rozpraszają nas inne sprawy (aż chciałam napisać „bzdury”, czyli np. podatki). Często firmy wprawione w różnego rodzaju rozwiązania, maja swoje procedury i doświadczenie, które całość zgrabnie przyspieszają;
- odciążenie pracowników: pracownicy mogą skupiać się na najważniejszych sprawach, a nie na przesuwaniu logotypu o 5 px na lewo;
- wysoka jakość: dobremu partnerowi biznesowemu zależy na utrzymaniu klienta, zatem szanse, że całość będzie dobrze, a nawet lepiej zrobiona – są wyższe. Ale uwaga: trzeba dobrać odpowiedniego, sprawdzonego i cenionego partnera;
- dostęp do wiedzy, dostęp do nowoczesnych technologii: no umówmy się – fotograf, który zajmuje się fotografią produktową, ma wiedzę, doświadczenie i sprzęt, który jest niezbędny. Chcąc wyposażyć swoją firmę we wszystko CO MOŻE SIĘ PRZYDAĆ – musisz rozbić naprawdę solidną świnkę skarbonkę;
- wdrażanie nowych procesów: od razu otrzymujesz usługę na najwyższym poziomie zaawansowania.
Finalnie całość można zamknąć do: oszczędności środków+czasu oraz otrzymaniu produktu na najwyższym poziomie. Czego chcieć więcej?
No i optymalizacja! Skupiasz się na tych najważniejszych celach.
Jakie usługi warto przekazywać do zewnętrznych firm?
Można zacząć to wyliczenie od: Wszystko to, na czym się nie znasz, czego nie umiesz, nie masz wiedzy, umiejętności, sprzętu, oprogramowania… ale załóżmy, że wypunktuję całość.
Księgowość, rachunkowość, kadry – delegowanie tych elementów sprawdzi się na każdym poziomie działalności: gdy zaczynasz – nie masz wiedzy. Wraz z rozwojem – może zabraknąć czasu. Zrzucasz problem z głowy.
Rozwiązania IT – zacznijmy od hostingu, przez bezpieczeństwo danych, po wsparcie sprzętowe i procesowe. Wyobrażasz sobie zatrudnienie u siebie specjalisty z każdego obszaru?
Marketing – w tej branży potrzebujesz ręki na pulsie bez przerwy. Moderowania kont, tworzenia treści, łagodzenia kryzysów. I teraz wyobraź sobie, że masz restaurację, która działa na pełnych obrotach. Dokładanie kelnerce lub menadżerowi (chyba nie muszę wspominać, że kucharzowi?) dodatkowego obowiązku „nakręcania” PR i marketingu, to byłby koszmar i niestety, coś mogłoby ucierpieć. Poza tym, pod szerokim pojęciem „marketingu” kryje się content marketing, grafika komputerowa, fotografia, działania afiliacyjne, telemarketing…
Logistyka i magazynowanie – to z kolei działka, którą kochają sklepy internetowe. Korzystanie z zewnętrznego magazynu to coraz częściej standard. I tak, wydłuża to czas otrzymania przesyłki, ale daje jednocześnie możliwość wprowadzania nowych towarów, bez konieczności zatowarowania się. To z kolei – oszczędność, którą można przetransferować dalej, w inne obszary. Skupiasz się na sprzedaży, a nie na pakowaniu paczek.
Obsługa klienta – infolinia, delegowanie handlowców, obsługa i organizacja eventów i wiele innych rozwiązań, które można wprowadzić i w dużej, i w małej firmie. Kontakty, rozwiązania, procedury, możliwości – dostajesz to wszystko, wraz z zatrudnieniem tego typu firmy.
Może czas wydelegować na zewnątrz pewne procesy?
Jedno pojęcie – wiele możliwości. Na pewnym etapie większości działalności warto zacząć inwestować w tego typu rozwiązania, by dać sobie szansę, na większy rozwój.
