Wysyłka dokumentów kurierem to idealna alternatywa dla tradycyjnych usług pocztowych. Kurierzy mogą dostarczyć zestaw dokumentów w specjalistycznej kopercie doskonale chroniącej zawartość. Często doręczenie odbywa się też zdecydowanie szybciej niż przy standardowych usługach. Jednocześnie ceny takich dostaw wcale nie odbiegają od typowych listów. Zazwyczaj pojawia się jednak pytanie: skąd wziąć specjalną kopertę kurierską?
Przesyłki kopertowe realizowane są obecnie praktycznie przez wszystkie firmy kurierskie o ugruntowanej pozycji w Polsce. To między innymi: UPS, DPD, FedEx czy DHL. W zdecydowanej większości przypadków wysłanie dokumentów kurierem wymaga użycia specjalnej koperty DOX.
Przesyłka kopertowa DOX to specjalny format przeznaczony do dostarczenia dokumentów, których waga nie przekracza pół kilograma. Ponieważ duża część firm kurierskich skłonna jest przyjmować takie przesyłki we własnych opakowaniach i kopertach firmowych trzeba wcześniej zadbać o ich zamówienie.
Nie jest to jednak reguła. Pod tym względem firmy kurierskie okazują się być bardzo elastyczne – jeśli z przyczyn logistycznych nie ma możliwości użycia koperty specjalistycznej, dopuszczalne są inne warianty. Jeśli nadawca nie posiada specjalnej koperty od danej firmy kurierskiej powinien po prostu zadbać o to, by zastąpić ją jakąkolwiek inną, która będzie miała zbliżone parametry użytkowe do sugerowanych przez przewoźników.
Przesyłki kopertowe są specjalnie wzmacniane pod kątem tego, by lepiej chroniły zawartość. Jeśli ktoś chce przewieźć wyłącznie dokumenty, może bezproblemowo użyć do tego typowych i standardowych kopert papierowych. Dlaczego firmy kurierskie preferują własne przesyłki kopertowe? Tego rodzaju sztywne koperty kurierskie mogą bezproblemowo pomieścić każdą zawartość dokumentów wydrukowanych w formacie A4. Zazwyczaj koperty od kuriera nie przekraczają wymiarów 35x25x5 cm. Od firm kurierskich można je otrzymać bezpłatnie oczywiście przy zamówieniu z wyprzedzeniem.
Należy jednak pamiętać, że nie zawsze kurier posiada tego rodzaju kopertę ze sobą. Jeśli zamawiasz usługę kurierską którą chcesz nadać koniecznie w opakowaniu DOX, przygotuj dokumenty i umieść je w standardowej papierowej kopercie dostosowanej do wymiaru wydruku. Kurier odbierający paczkę prawdopodobnie będzie miał darmową kopertę firmową. Gdyby jednak stało się inaczej, możesz przekazać mu dokumenty również w takim roboczym opakowaniu.
Koperta kurierska to tylko część z usług zapewnianych przed dostawców
Rozważając wysyłkę dokumentów kurierem można liczyć nie tylko na specjalistyczną kopertę od firmy odpowiedzialnej za realizację zamówienia. Kurierzy zapewniają coraz szerszy zestawienie usług dodatkowych przeznaczonych właśnie dla osób, które regularnie korzystają swego rodzaju dostawy. W grę wchodzi możliwość wyboru doręczenia koperty do rąk własnych odbiorcy oraz bardzo popularne usługa polegająca na dokumentach zwrotnych. W jej przypadku dochodzi do powtórnego nadania od odbiorcy do nadawcy dokumentów, które zostały dołączone do przesyłki. To świetne rozwiązanie w sytuacji, gdy przesyłana jest np. umowa do podpisania przez obie strony, którym zależy na szybkim zatwierdzeniu i otrzymaniu dokumentów z powrotem tak, aby nie było potrzeby jego kolejnego adresowania.
W tym kontekście ważna jest szybkość z jaką do odbiorcy doręczone są dokumenty w kopercie. Czas dostawy jest taki sam, jak w przypadku pozostałych przesyłek. Dodatkowo firmy kurierskie zapewniają również formaty ekspresowego doręczenia na przykład kolejnego dnia roboczego lub do konkretnej godziny.
Co można wysłać w przesyłce kopertowej
Posiadając specjalną przesyłkę kopertową od firmy kurierskiej można nadać głównie różnego rodzaju dokumenty. W większości przypadków przesyłki kopertowe wykorzystywane są do przesłania umów, listów, ulotek, czasopism czy innych artykułów drukowanych. Należy z kolei pamiętać o tym, że z dostawy w przesyłce kopertowej wykluczone są wszelkie dokumenty dotyczące przetargów, bony skarbowe, obligacje i inne papiery wartościowe. W kopercie od kuriera nie można również przesyłać dokumentów tożsamości. Gdyby doszło do zagubienia tego rodzaju paczki, firma kurierska nie może być pociągana do odpowiedzialności za utratę lub zniszczenie koperty.
Ważna informacja – jeżeli firma kurierska w wyniku kontroli potwierdzi, że w przesyłce znajdują się dodatkowe przedmioty poza dokumentami, może przekwalifikować kopertę na przesyłkę paczkową. Jest to szczególnie dotkliwe w przypadku przesyłek zagranicznych, gdzie przesyłka paczkowa jest znacznie droższa od przesyłki kopertowej.
